Tolle Methode, um den Arbeitstag zu strukturieren

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die zu mehr Produktivität und Effektivität verhelfen kann und dazu führt, dass  mehr Struktur in den Tagesablauf und die Aufgaben kommt.

Im Grunde genommen ist die ALPEN-Methode eine Technik, mithilfe derer du lernst, dir deinen Arbeitstag besser einzuteilen. Bei dieser Methode des Zeitmanagements machst du dir die Aufgaben bewusst, die für den kommenden Tag anstehen, planst sie mit einer geschätzten Dauer ein und bewertest am Ende des Tages deine Aktivitäten.

So benannt und entwickelt hat diese Technik der deutsche Wirtschaftswissenschaftler, Personalberater und Autor Lothar Seiwert. Er hat sich sein Leben lang mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt und zahlreiche Ratgeber dazu veröffentlicht.

Bei der ALPEN-Methode steht jeder Buchstabe des Worts für einen Schritt, den du in deinem Zeitmanagement-Plan tun musst. Diesen kannst du dir darum auch sehr leicht merken.

Am besten gewöhnt man sich an, am Ende des Arbeitstages 10 Minuten einzuplanen, in denen der nächste Tag geplant wird:

A - wie Aufgaben definieren und notieren

Genau aufschreiben, was am nächsten Tag zu tun ist, z.B. Mails checken, Teamsitzung vorbereiten, Protokoll schreiben, Gespräch mit Hauswirtschaftskraft führen, Termin Anmeldegespräch durchführen, …

L - wie Länge realistisch einschätzen

Für jede der Aufgaben wird möglichst realistisch eingeschätzt, wie viel Zeit dafür eingeplant werden muss, z.B. Mails checken mehrmals am Tag ca. 10 Minuten; Teamsitzung vorbereiten 30 Minuten; Protokoll schreiben 45 Minuten; …

P - wie Pufferzeit einplanen

Ein Kernpunkt der ALPEN-Methode sind die Pufferzeiten, die zusätzlich in den Tagesplan eingefügt werden. Diese Zeitmanagement-Methode geht davon aus, dass nur rund 60 Prozent der Tagesarbeitszeit mit fix anstehenden Aufgaben belegt werden sollten, die restlichen 40 Prozent müssen als Pufferzeit eingeplant werden - für unvorhergesehene Ereignisse, soziale Aktivitäten und Pausen.
Ablenkungen, Unterbrechungen und Verzögerungen kommen an jedem Arbeitstag vor und können ein vorab straff getaktetes Tagesprogramm wild durcheinanderwirbeln.

Bei einem 8-Stunden-Tag sollten als Pufferzeiten also 3 Stunden und 10 Minuten eingeplant werden.

E - wie Entscheidungen treffen

Im nächsten Schritt muss festgestellt werden, ob die Zeit des Tages überhaupt ausreicht um alle Aufgaben (inklusive Pufferzeiten) zu erfüllen. Falls das nicht der Fall ist, müssen Prioritäten festgelegt werden. Welche der Aufgaben aus dem Schritt 1 sind am wichtigsten.

N - wie Nachkontrolle

Kurz vor Feierabend zieht man eine Bilanz: Welche Aufgaben wurden geschafft? Konnten die anvisierten Zeitfenster eingehalten werden? Haben die Pufferzeiten funktioniert? Und welche neuen, ungeplanten Aufgaben hat der Tag mit sich gebracht? Mit diesen Ergebnissen kann dann die Planung für den nächsten Tag gemacht werden.

Die Methode hört sich auf den ersten Blick vielleicht aufwändig an – jedoch ist meiner Erfahrung nach der Arbeitstag einer Kita-Leitung ohnehin sehr stark von außen geprägt: es kommen immer Menschen ins Büro, die Fragen haben oder sprechen möchten, es sind plötzlich schnell zu erledigende Aufgaben da und das Telefon klingelt an manchen Tagen im Minuten-Rhythmus.

Umso wichtiger wäre es, sich 10-15 Minuten Zeit zu nehmen, um diese Tage strukturiert(er) ablaufen zu lassen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren! 😊