Dienstplangestaltung

Dienstplangestaltung in der Kita

Die Gestaltung von Dienstplänen gehört zu den wesentlichen und wichtigen Aufgaben von Leitungen von Kindertagesstätten und Kindergärten. Auch wenn diese Aufgabe in der Regel nicht zu den Beliebtesten gehört, regelt sie doch für alle pädagogischen Fachkräfte deren Arbeitszeit.

Die Wünsche der Mitarbeiterinnen an den Dienstplan sind vielfältig, da jede Mitarbeiterin individuelle Anforderungen an ihre Arbeitszeiten hat. In der Gesamtschau muss der Dienstplan jedoch mehrere Faktoren berücksichtigen - und zwar...

  • die Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Personalstunden
  • die konkreten Anwesenheitszeiten der Kinder
  • die Öffnungszeiten der Kita bzw. des Kindergartens
  • den Nachweis von Vorbereitungszeiten/Verfügungszeiten der Mitarbeiterinnen für Planung/Organisation sowie die Bürozeiten der Leitung
  • und (nach Möglichkeit) die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite für die konkrete Dienstplanung in Ihrer Einrichtung zwei Online-Weiterbildungen zu diesem Thema an.

Warum Dienstplangestaltung in der Kita?

Zur Erfüllung unterschiedlicher Verpflichtungen des Trägers

Der Träger muss zum Beispiel sicherstellen, dass die im Arbeitsvertrag festgelegten Wochen-Arbeitsstunden auch tatsächlich erbracht werden (Nachweispflicht). Weiter dient der Dienstplan auch als Nachweis gegenüber offiziellen Stellen wie beispielsweise der Unfallversicherung.
Durch die Gestaltung eines Dienstplans ist es dem Träger weiterhin möglich nachzuweisen, dass Erzieherinnen ausreichend Vorbereitungszeit und Leitungskräften (entsprechend ihrer Freistellung) ausreichend Bürozeit zur Verfügung steht.

Für Transparenz und Organisation

Durch den Dienstplan bekommen die Mitarbeiterinnen Klarheit über ihre Dienstzeiten, damit sie diese in ihrer persönlichen Lebensplanung berücksichtigen können.
Schließlich kann mit einem Dienstplan auf einfache und übersichtliche Art und Weise sichergestellt werden, dass die zur Verfügung stehende Gesamtarbeitszeit aller Mitarbeiterinnen optimal an den Bedarf von Eltern und Kindern angepasst werden kann.

Unsere Kurse zum Thema „Dienstplangestaltung in der Kita“

Dienstplangestaltung

In dem Kurs „Dienstplangestaltung“ lernen Sie die Grundlagen der Dienstplangestaltung kennen und erfahren, auf was es bei der Erstellung von Dienstplänen ankommt.
Im ersten Kapitel erklären wir, warum Dienstpläne wichtig und sinnvoll sind und für welche Zwecke und Personen(gruppen) er wichtig ist.

Danach geben wir einen Überblick über die Faktoren, die bei der Planung eine Rolle spielen. Im Anschluss daran wird es konkret: Wir stellen Ihnen jene Faktoren vor, die Sie unbedingt bei der Gestaltung Ihres Dienstplanes berücksichtigen sollten und zeigen Ihnen Wege und Methoden auf, wie sie dies in der Praxis umsetzen können. Dazu gibt es viele Beispiele.

Zum Schluss skizzieren wir die Möglichkeiten, auf welche Weise Sie Ihren Dienstplan erstellen können: händisch oder mittels einem Programm. In einem abschließenden Quiz haben Sie die Möglichkeit, Ihr neues Wissen zu überprüfen.

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Dienstplangestaltung mit Excel - mit Gutschein für Excel-Datei „Dienstplan“

In diesem Kurs erklären wir Ihnen die Funktionalitäten der von uns entwickelten Dienstplan-Datei, mit deren Hilfe Sie auf einfache Art und Weise Ihren Dienstplan erstellen und notwendige Aktualisierungen vornehmen können.
In dem Kurs ist ein Gutschein für den Bezug einer auf Ihre Einrichtung zugeschnittenen „Dienstplan-Datei“ enthalten (gruppenbasiert: 1 bis max. 15 Gruppen; max. 5 pädagogische Fachkräfte je Gruppe).
Zudem haben wir einen Exkurs zum Thema „Excel“ integriert, in dem Ihnen grundsätzliche Funktionen dieses Programms erklärt werden.
Außerdem gibt es zu jedem Blatt der Excel-Datei ein Hilfe-Video, das Ihnen Schritt für Schritt erklärt, was Sie tun müssen.

In regelmäßigen Abständen bieten wir außerdem kostenlose Online-Präsentationen und Schulungen zu diesem Thema an - mit ausreichend Möglichkeiten, Fragen zu stellen. Schauen Sie einfach auf unsere Webseite.

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Wie sieht ein Dienstplan für die Kita/den Kindergarten aus?

Dienstpläne für Kitas sehen sehr unterschiedlich aus, häufig ist die Basis eine Tabelle, in der auf einer Achse die fünf Wochenarbeitstage abgebildet sind – und auf der anderen Achse die Namen der Mitarbeiterinnen. In die Felder der Tabelle werden dann die konkreten Arbeitszeiten (inkl. Pausen und Vorbereitungszeiten/Verfügungszeiten) eingetragen.

Es gibt Dienstpläne, die mit Papier, Bleistift und Radiergummi erstellt werden. In unserem Kurs „Dienstplangestaltung mit Excel“ lernen Sie eine Excel-Datei kennen, mit deren Hilfe Sie Ihren Dienstplan sehr einfach gestalten und jederzeit unproblematisch anpassen und verändern können.

Was beeinflusst die Dienstplangestaltung in der Kita?

Ein wesentlicher Faktor für den Dienstplan für Kita und Kindergarten ist die Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Personalstunden. Diese Gesamtpersonalstunden werden von dem zuständigen Jugendamt festgelegt.

Im nächsten Schritt ist es wichtig, die konkreten Anwesenheitszeiten der Kinder zu kennen, um sicherzustellen, dass bei Anwesenheit aller oder der meisten Kinder auch alle oder die meisten Mitarbeiterinnen anwesend sind.

Zusätzlich sind die Öffnungszeiten der Kita bzw. des Kindergartens zu berücksichtigen und es müssen die Vorbereitungszeiten/Verfügungszeiten der Mitarbeiterinnen für Planung und Organisation sowie die Bürozeiten der Leitung ausgewiesen werden.

Zu guter Letzt wäre es ideal, wenn auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen in den Dienstplan eingearbeitet werden können.

Was sind die Kernzeiten in einer Kita / einem Kindergarten?

Sogenannte Kernzeiten in der Kita sind die Zeiten, in denen alle oder fast alle Kinder anwesend sind. Im Unterschied dazu sprechen wir von Randzeiten, also den Zeiten, in denen noch oder wieder weniger Kinder in der Kita sind. Diese Zeiten werden auch Bring- und Holzeiten genannt. Manchmal verwenden Träger oder Kitas aber auch abweichende Begriffe.

Was kann das Kita-Dienstplan-System von Kita-Campus?

Der Kurs „Dienstplangestaltung mit Excel“ erläutert detailliert, wie der Dienstplan mit der dazugehörigen Excel-Datei erstellt und immer wieder nachträglich verändert/bearbeitet werden kann.

Die Datei zeigt, wann Pausen für die Fachkräfte eingeplant werden müssen und wie viel Verfügungszeit wem zusteht. Auch wenn Mitarbeiterinnen sehr spezielle Wochenarbeitszeiten in ihrem Verträgen festgelegt haben (z.B. 23,78 Stunden), berechnet das Programm alles ganz genau. Veränderungen, die immer wieder im Dienstplan aus verschiedenen Grünen vorgenommen werden müssen, können minutenschnell abgebildet werden. So können auch verschiedene Möglichkeiten (Alternativen) simuliert werden.

Wie berechnet man den Personalschlüssel in der Kita?

Der Gesamt-Personalschlüssel für die Kita wird vom jeweilig zuständigen Jugendamt berechnet und dem Träger und der Kita-Leitung mitgeteilt. Von daher muss der Personalschlüssel nicht selbst berechnet werden. Er ist abhängig von den geltenden Kita-Landesgesetzen des jeweiligen Bundeslandes, den Öffnungszeiten und weiteren individuellen Faktoren.

Unter Zuhilfenahme der entsprechenden Gesetzestexte kann der Personalschlüssel aber auch „nachgerechnet“ und überprüft werden.

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